في بعض الأحيان قد يحدث عجز وتلف أو فاقد في المخزون ويكون هذا العجز أو التلف له مسببات طبيعية وغير طبيعيه ويتم أخذها في الحسبان لأنها تؤثر على تكلفه المبيعات والمخزون في حاله الجرد المستمر وحساب الأرباح والخسائر كما تؤثر على المشتريات في حاله الجرد الدوري وحساب الأرباح والخسائر أيضا .
في حاله الجرد الدوري
التلف أو العجز الطبيعي
هو التلف الذي لا دخل للإنسان به مثل الحرائق وسقوط الأمطار علي البضاعه وهناك أيضا بعض المواد التي تفقد خصائصها الفنية كالمواد التي تتبخر ويتم معالجه العجز أو التلف الطبيعي في حاله الجرد الدوري علي أنة مصروف أو خسارة ويتم تخفيض قيمة المشتريات به ويقفل في قائمة الدخل في نهاية الفترة المحاسبية علي هذا النحو :
من ح / العجز أو التلف الطبيعي
الي ح / المشتريات
وفي نهاية العام يتم اقفاله في حساب الأرباح والخسائر ويكون القيد علي هذا النحو :
من ح / الأرباح والخسائر
الي ح / العجز أو التلف الطبيعي .
في حاله الجرد المستمر
يتم تحميل العجز أو التلف الطبيعي علي تكلفه المبيعات وتخفيض حساب المخزون ويكون القيد المحاسبي علي هذا النحو :
من ح / تكلفه المبيعات
الي ح / المخزون
التلف أو العجز الغير طبيعي
في حاله إذا التلف أو العجز غير طبيعي اي بفعل فاعل اي هناك دخل للعامل البشري فية فقد يكون المتسبب امين المخزن أو العمال وفي هذا الحاله يكون السبب معروف وفي بعض الأحيان يكون السبب غير معروف كسرقة المخزن من شخص خارجي ولم يتم التعرف علية .
في حاله الجرد الدوري إذا كان المتسبب معروف امين المخزن علي سبيل المثال يكون القيد المحاسبي علي هذا النحو :
من ح / امين المخزن
الي ح / المشتريات
وعند سداد امين المخزن قيمة ما تسبب في إتلافه من بضاعه يكون القيد :
من ح / النقدية أو البنك
الي ح / أمين المخزن
في حاله اذا كان المتسبب غير معروف يتم اعتبار التلف أو العجز خسارة ويتم تخفيض حساب المشتريات واقفال الخسارة في حساب الأرباح والخسائر في نهاية الفترة ويكون القيد المحاسبي علي هذا النحو :
من ح / خسائر - عجز المخزون
الي ح / المشتريات
وفي نهاية العام يتم اقفاله في حساب الأرباح والخسائر ويكون القيد علي هذا النحو :
من ح / الأرباح والخسائر
الي ح / خسائر عجز المخزون
في حاله الجرد المستمر
اذا كان المتسبب في التلف أو العجز معروف أمين المخزن علي سبيل المثال يكون القيد المحاسبي علي هذا النحو :
من ح / امين المخزن
الي ح / المخزون
وعند سداد امين المخزن قيمة ما تسبب في إتلافه من بضاعه يكون القيد :
من ح / النقدية أو البنك
الي ح / أمين المخزن
في حاله اذا كان المتسبب غير معروف يتم اعتبار التلف أو العجز خسارة ويتم تخفيض حساب المخزون واقفال الخسارة في حساب الأرباح والخسائر في نهاية الفترة ويكون القيد المحاسبي علي هذا النحو :
من ح / خسائر - عجز المخزون
الي ح / المخزون
وفي نهاية العام يتم اقفاله في حساب الأرباح والخسائر ويكون القيد علي هذا النحو :
من ح / الأرباح والخسائر
الي ح / خسائر عجز المخزون