دفتر الاستاذ هو دفتر التبويب وهو دفتر مختص بتبويب العمليات المالية حيث ترحل الية الحسابات المفتوحة من قيود متعلقه بالعمليات المالية وغاية التبويب هي قياس أرصدة الحسابات والحساب في دفتر الاستاذ ما هو إلا وسيلة أو أداه محاسبية لتسجيل التغيرات الحادثة بفعل العمليات المالية ولتجميع كافة العمليات المالية فية والتعرف علي رصيدة , ويقصد بعملية الترصيد قياس أرصدة الحسابات في تاريخ معين وهي صافي حركة الحساب .
بعد تسجيل العمليات الاقتصادية في المنشأة وعمل قيود اليومية تاتي الخطوة التالية من الدورة المحاسبية وهي الترحيل الي دفتر الاستاذ وترصيد الحسابات حيث يتم عمل ملخص لكل حساب بالحركات المدينة والدائنة للحساب أي أن دفتر الاستاذ هو كشف حساب لكل حساب موجود في المنشأة حيث يظهر لنا في النهاية رصيد الحساب سواء مدينا أو دائنا .
دفتريا يتم الترحيل الي دفتر الاستاذ يدوياً ولكن الآن وفي الواقع العملي ومع تطور البرامج المحاسبية أصبح كل ما عليك هو ادخال قيود اليومية بطريقة سليمة ثم يقوم البرنامج بالترحيل بطريقة اوتوماتيكيه وتستطيع طباعه دفتر الأستاذ من علي البرنامج لمعرفة رصيد الحساب في اي وقت .
وسوف نشرح بالطريقة الدفترية حتي تكون ملم بالموضوع ولأنها الاساس
يبدأ دفتر الاستاذ لاي حساب برصيد اول المدة وقد يكون مدين وقد يكون دائنا ثم تظهر الحسابات التي جاءت مع الحساب في الطرف الأيمن هو المدين والطرف الأيسر وهو الدائن ( ركز ) يتم وضع الطرف الدائن من القيد في الجانب الأيمن والطرف المدين من القيد في الطرف الأيسر .
اي ان الجانب المدين في دفتر الاستاذ وهو الجانب الأيمن نضع فية الطرف الدائن من القيد ، والطرف الدائن من دفتر الاستاذ وهو الجانب الأيسر نضع فية الطرف المدين من القيد .
وهذا هو الترحيل الي دفتر الاستاذ نأتي بعد ذلك الي الترصيد الوقوف علي رصيد كل حساب والرصيد هو الفرق بين مجموع الجانبين الأيمن المدين والايسر الدائن ، فإذا كان مجموع الجانب المدين اكبر فالرصيد مدين وإذا كان مجموع الطرف الدائن اكبر فالرصيد دائن ؛ والرصيد هو المتمم الحسابي لمجموع الطرف الأصغر .
عند إدراج أرصدة أول المدة بدفتر الأستاذ فإنها توضع بطبيعتها رصيد اخر المدة لشهر 1 علي سبيل المثال هو رصيد اول المدة لشهر 2 وهكذا علي باقي الشهور ورصيد أخر الفترة لسنه 2019 وهو رصيد اول المدة لعام 2020 وهكذا علي باقي السنين فمثلا إذا كان رصيد اخر المدة في دفتر استاذ أو كشف حساب البنك 100000 في الجانب المدين في أخر المدة في عام 2020 فإن رصيد أول المدة لحساب البنك لعام 2021 يساوي 100000 في الجانب المدين وهكذا علي اي حساب وفي الجانب الدائن إذا كان دائن. ويطلق علية رصيد أول المدة أو الرصيد السابق أو الرصيد الافتتاحي أو الرصيد المدور من السنوات السابقة .
بعد ذلك يتم نقل رصيد كل حساب ووضعه في ميزان المراجعة وسوف نقوم بشرحة بالتفصيل في الموضوع القادم باذن الله .